Procesbeskrivelse er blevet den vigtigste skill i AI-automatisering

Fuck up + tag skælduden = du bliver åbenbart pisse dygtig af det!

De fleste af os husker den slags dage i årevis. Jeg har en, jeg stadig kan mærke i maven, og den har vist sig at være en af de bedste ting, der er sket for min karriere.

Hvis du sidder i en virksomhed og undrer dig over, hvorfor jeres AI-projekter ikke rykker, er der en god chance for, at svaret ligger i det her. Det handler om procesbeskrivelse, og det lyder omtrent lige så spændende som en mandag i november. Bliv hængende alligevel.

Historien om den røde indehaver

Jeg fik engang en verbal røvfuld af en indehaver i Deloitte.

Han blev lige så rød i hovedet som sit hår, og jeg kommer aldrig til at glemme den episode 🫣

Hvorfor? Jeg havde lavet et skod job med en procesbeskrivelse.

Jeg havde skrevet noget, der lignede en beskrivelse. Overskrifter, punkter, pile. Det så pænt ud. Men den kunne ikke bruges af nogen, der ikke allerede kendte processen, og det er hele testen.

Og det sjove er: han gav mig en af de mest værdifulde skills i AI-verdenen 🔥

Lad mig forklare hvorfor.

Efter hans udbrud tog han mig igennem en større oplæring i processer.
Tonen var hård. Stemningen var trykket.
... Men han pressede mig til at blive skarp 🙋

Det, han lærte mig, var i virkeligheden simpelt. Hvem starter processen? Hvad udløser den? Hvilke informationer skal være til stede, før du kan gå videre? Hvad sker der, når noget går galt? Og hvornår er opgaven færdig?

De fem spørgsmål lyder banale. Prøv at svare på dem for en proces i din egen afdeling. De fleste går i stå på spørgsmål tre.

Så ja… i dag burde jeg faktisk sende ham en god flaske vin.

Hvorfor procesbeskrivelse pludselig er guld værd

For hvorfor er det her vildt?

Hvis du kan beskrive en proces klart nok, kan du få AI til at lave næsten alt for dig:

• bygge workflows og automations
• lave rigtige AI-agenter, der håndterer interne opgaver bedre end mennesker
• og gøre "vi sparer 80% af det manuelle bøvl" til mere end en PowerPoint-drøm

En AI-agent fejler sjældent, fordi modellen er for dum. Den fejler, fordi ingen har fortalt den, hvad der skal ske i det tilfælde, hvor kunden har to konti. Eller hvor fakturaen mangler et bilag. Eller hvor beløbet overstiger en grænse, som alle i afdelingen kender, men ingen har skrevet ned.

Det er de undtagelser, der udgør det meste af arbejdet. Og de bor i hovedet på den, der har siddet med opgaven i syv år.

Derfor er den bedste person til at bygge en automatisering ham eller hende, der laver opgaven i dag. Ikke en konsulent. Ikke IT.

Fagpersonen manglede kun én ting

I gamle dage manglede fagpersoner kun én ting: en udvikler.
De kendte logikken, vidste hvor tingene gik galt, og præcis hvad der skulle bygges…

Nu kan de bare skrive det.

Bogholderen, der ved hvordan en kreditnota skal håndteres, kan nu bygge løsningen selv. Sagsbehandleren, der kender de fire undtagelser, behøver ikke oversætte dem til en kravspecifikation og håbe, at nogen forstår dem rigtigt.

Det ændrer også, hvem der skal på kursus. Vi har brugt mange år på at lære udviklere at forstå forretningen. Nu giver det mere tilbage at lære forretningen at beskrive sig selv.

Og hvis du stadig tror procesarbejde er kedeligt…
så er det nok fordi du ikke har opdaget, at det nu er opskriften på automation.

Sådan kommer du i gang med din første procesbeskrivelse

Vælg en opgave, du selv laver mindst én gang om ugen. Sæt et kvarter af og skriv den ned, som om du forklarer den til en ny kollega, der starter i morgen og ikke kan spørge dig om noget.

Skriv undtagelserne ned undervejs. Hver gang du tænker "jamen hvis nu…", har du fundet en linje, der skal med.

Giv så beskrivelsen til en kollega og bed vedkommende følge den slavisk. De steder, hvor de stopper op, er præcis de steder, hvor din AI-agent også ville stoppe op.

PS: Jeg har givet mig selv titlen som Danmarksmester i AI-automatisering, fordi der åbenbart ikke findes et officielt event til det… ENDNU! 🏆😄

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en procesbeskrivelse?

En procesbeskrivelse er en nedskrevet forklaring af, hvordan en opgave løses fra start til slut. Den skal indeholde udløseren, trinene, de nødvendige informationer, undtagelserne og et klart slutpunkt. Testen er, om en ny kollega kan følge den uden at spørge dig.

Hvorfor er procesbeskrivelse vigtig for AI-automatisering?

En AI-agent kan kun håndtere det, den har fået beskrevet. De fleste automatiseringer bryder sammen på undtagelserne, og undtagelserne findes kun i hovedet på den, der laver opgaven i dag. Får du dem skrevet ned, kan AI'en klare dem.

Skal jeg kunne kode for at bygge en AI-agent?

Nej. Du skal kunne beskrive din proces præcist nok til, at en anden kan udføre den. Værktøjerne oversætter beskrivelsen til workflows, og fagpersonen med kendskab til opgaven kommer længere end en udvikler uden.

Hvor lang tid tager det at beskrive en proces ordentligt?

En enkel proces tager et kvarter at skrive ned og en halv time at teste på en kollega. En kompleks proces med mange undtagelser tager et par timer fordelt over nogle dage, fordi undtagelserne dukker op løbende. Det er stadig hurtigere end at bygge det forkerte.

Hvilke opgaver bør jeg automatisere først?

Start med det, du laver ofte, som følger de samme regler hver gang og irriterer dig. Høj frekvens giver hurtig gevinst, faste regler gør beskrivelsen nem, og irritationen sikrer, at du gider færdiggøre projektet.

Vil du have jeres processer omsat til automatisering?

Den vigtigste skill i AI-automatisering er ikke teknisk. Det er evnen til at beskrive, hvad der faktisk sker, når nogen udfører arbejdet.

Jeg holder workshops, hvor vi tager jeres egne processer, får dem skrevet ned og bygger de første automatiseringer på dagen. Skriv til mig, hvis det lyder som noget for jer.